2024_GR_00096 - Samenwerkingsverbanden - Aankoopcentrale CIPAL dv - Aansluiting "Raamovereenkomst voor de verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening" en vertrouwelijkheidsverklaring - Goedkeuring

C-smart is de merknaam voor de dienstverlening van CIPAL dv. CIPAL dv is een intergemeentelijk samenwerkingsverband dat al 40 jaar bestaat.

CIPAL dv telt heden 276 vennoten bestaande uit Vlaamse steden en gemeenten, OCMW’s en hun verenigingen, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, hulpverleningszones en een politiezone, die van haar diensten gebruikmaken. De dienstverlening richt zich voornamelijk tot de vennoten.

Midden 2015 nam de raad van bestuur van Cipal dv beslissingen inzake de kerntaken en strategische (her)positionering van de vereniging. De raad van bestuur besliste om met C-smart lokale besturen te verenigen en vanuit één stem hun belangen op vlak van digitalisering, IT en smart cities te behartigen. C-smart creëert een gemeenschap van lokale besturen, kennisinstellingen, bedrijfsleven en burgers waar ontmoeting en kennisuitwisseling centraal staan.

Lokaal bestuur Wijnegem is reeds aangesloten bij de aankoopcentrale CIPAL dv, een samenwerking die het lokaal bestuur toegang biedt tot gezamenlijke aanbestedingen en raamovereenkomsten, wat de efficiëntie en kosteneffectiviteit van de overheidsopdrachten aanzienlijk verhoogt.

Recentelijk heeft CIPAL dv via C-smart een nieuwe raamovereenkomst gelanceerd voor de levering van ICT-infrastructuur en bijbehorende diensten, waarvan het lokaal bestuur gebruik wenst te maken.

Deze raamovereenkomst vervangt de overeenkomst Aankoop van ICT Infrastructuur" - Bestek nr. CSMRTINFRA19 uit 2019 waartoe het lokaal bestuur ook toegetreden was.

Procedure:

De principiële beslissing van de raad van bestuur van CIPAL dv van 27 april 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “ Verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening”.

De in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van CIPAL dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, in het bijzonder:

1. het selectiedocument waar het stelt (punt 3.7): “CIPAL dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging CIPAL. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
   CIPAL dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale  voor alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
2. het bestek waar het stelt (punt 4.8): “CIPAL dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
3. het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”

De beslissing van de raad van bestuur van CIPAL dv van 20 juni 2024 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Dustin Belgium nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5A, 3110 Rotselaar.

Voortzetting van de efficiëntie en kostenbesparingen:

Door opnieuw in te schrijven op de raamovereenkomst ICT infrastructuur en diensten, blijft het lokaal bestuur profiteren van de schaalvoordelen en de efficiënte aanbestedingsprocedures die CIPAL dv biedt. Dit leidt tot significante kostenbesparingen en een hogere efficiëntie in onze overheidsopdrachten. De in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur. CIPAL dv beschikt over de knowhow en technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden.

Wettelijke en administratieve naleving:

Het instappen in de raamovereenkomst vereist het ondertekenen van een vertrouwelijkheidsverklaring door het lokaal bestuur Wijnegem.

Continuïteit van lopende en toekomstige projecten:

Het hernieuwen van de raamovereenkomst voorkomt onderbrekingen in lopende projecten en aanbestedingen die we gebruikelijk doen via deze raamovereenkomst aangeboden door de vereniging. Dit zorgt voor een stabiele voortgang en planning van gemeentelijke projecten en initiatieven.

Conclusie:

Het is in het belang van het lokaal bestuur om in te stappen in de nieuwe raamovereenkomst ICT infrastructuur en diensten aangeboden door CIPAL dv (C-smart).

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, en meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43 m.b.t. de wijzigingen van de opdracht.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

Het bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.