Notulen  OCMW-Raad

Digitaal vergaderen was voor de COVID-19 pandemie niet voorzien in het decreet lokaal bestuur.

Dit is door gewijzigde regelgeving wel mogelijk. Een aanpassing van het huishoudelijk reglement dringt zich dus op.

De voorwaarden wanneer digitaal te mogen vergaderen, staan in het vernieuwde decreet lokaal bestuur en zijn o.a. deze:

Enkel onder de uitzonderlijke omstandigheden opgenomen in het huishoudelijk reglement van het betreffende orgaan kan er digitaal vergaderd worden. Het uitgangspunt voor die vergaderingen blijft een fysieke vergadering.

Om die reden mag het begrip ‘uitzonderlijke omstandigheid’ niet worden uitgehold. In het licht van de rechtszekerheid is het belangrijk om in het huishoudelijk reglement zo weinig mogelijk ruimte te laten voor interpretatie. De uitzonderlijke omstandigheden dienen zo concreet mogelijk bepaald en goedgekeurd te worden door de raad. Deze omstandigheden zijn: 

1. een federale crisisfase (o.a. pandemie);
2. de voorziene vergaderplaats is onverwachts niet toegankelijk of is technisch of logistiek onbruikbaar (o.a. brand, extreem weer, stroompanne);
3. bij dringende noodzakelijke beslissingen van de raad.

De voorwaarden om hoe digitaal te vergaderen staan in het besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021. Dit zijn o.a.: 

1. de principiële openbaarheid van de raden,
2. de gelijke toegang tot de vergadering,
3. de identiteit van de leden,
4. de ordehandhaving door de voorzitter van de raad,
5. de mogelijkheid voor iedereen om zijn geheime of openbare stem uit te brengen,
6. de authenticiteit van de stemming,
7. de digitale inzage van de agenda en navenante dossiers,
8. de mogelijkheid van technische bijstand voor de voorzitter van de vergadering.

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, na wijzigingen, artikel 74.

Het besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.