2021_GR_00048 - EVA vzw 't Gasthuis - Aanpassing gebruikersreglement gemeenschapscentrum 't Gasthuis - Goedkeuring

De gemeenteraad keurt het gebruikersreglement gemeenschapscentrum ‘t Gasthuis goed als volgt. Dit reglement gaat in op 1 december 2021 en vervangt alle voorgaande reglementen over deze materie. 

Reglement:

Hoofdstuk I. Algemene Bepalingen

Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum te Wijnegem bepaalt de voorwaarden voor het gebruik van de lokalen en zalen.

1.1. Lokalen:

Het gemeenschapscentrum omvat volgende publiek toegankelijke gebouwen en terreinen aan de Turnhoutsebaan 199 te Wijnegem:

1.2. Gebruikers:

We onderscheiden 5 soorten gebruikers:

Categorie A: erkende Wijnegemse verenigingen,

Categorie B: niet-erkende verenigingen, commerciële organisaties en privépersonen van Wijnegem,

Categorie C: commerciële organisaties, verenigingen en privépersonen van buiten Wijnegem,

Categorie D: maximumprijs per seizoen voor erkende Wijnegemse verenigingen,

Categorie E: 

• Activiteiten die worden georganiseerd in het gemeenschapscentrum, en in de vorm van coproductie tussen de vereniging en het gemeenschapscentrum worden uitgewerkt,
• Activiteiten waarvan de opbrengst integraal naar een goed doel gaat. De criteria hiervoor worden opgesteld door het gemeenschapscentrum,
• Activiteiten die een samenwerking zijn tussen minstens 3 erkende verenigingen,
• Gemeentelijke adviesraden voor hun eigen activiteiten,
• Gemeentelijke diensten, met uitzondering van gemeentelijke lagere school De Notelaar.

1.3. Prijzen

De gebruiksprijzen worden vastgelegd in een apart ‘Retributiereglement tarieven gemeenschapscentrum en parochiecentrum’.

Hoofdstuk 2. Procedure aanvraag zalen/lokalen

2.1. Aanvraag:

Alle aanvragen dienen te gebeuren via het online reservatiesysteem https://reservaties.wijnegem.be/. Hiervoor kan je als privépersoon en/of vereniging een login aanmaken. Aan de balie van ’t Gasthuis blijft het steeds mogelijk om een aanvraag te doen. Per aanvraag hebben we volgende gegevens nodig: naam van de aanvrager, gewenste datum, gewenste ruimte, verwachte aantal deelnemers, omschrijving van de activiteit.   

Speciale aanvraag (met duidelijke omschrijving van gebruik en/of activiteit) en toelating is vereist voor het gebruik van eigen apparatuur.

2.2. Termijnen:

• Wijnegemse erkende verenigingen kunnen reserveren vanaf 18 maanden vooraf.
• Alle anderen kunnen reserveren vanaf 12 maanden vooraf.

De optietermijn is 10 dagen.

Reserveren van een zaal via het reservatiesysteem kan tot 5 werkdagen op voorhand. 

Indien je last minute een zaal wil reserveren die nog vrij staat, worden de mogelijkheden samen bekeken.

Er kan dan geen garantie worden geven op de normale dienstverlening wat betreft drankbestelling, licht en geluid en/of de reservatie kan geweigerd worden.

2.3. Gebruiksovereenkomst:

Wanneer het lokaal en/of materiaal wordt toegewezen, wordt een bevestiging overgemaakt en krijgt de aanvraag de status van gebruiksovereenkomst. De aanvrager wordt verder de organisator genoemd.

De organisator erkent kennis genomen te hebben van het gebruiksreglement en verbindt er zich toe dit strikt na te leven en te laten naleven.

2.4. Annulatie:

Annulatie dient tijdig te gebeuren via het online reservatiesysteem https://reservaties.wijnegem.be/, schriftelijk of per e-mail te worden doorgegeven:

- voor vergaderingen 2 dagen vooraf,

- voor voorstellingen en tentoonstellingen 4 maanden vooraf.

Bij niet naleven van de termijn moet door alle soorten gebruikers het basistarief volledig betaald worden. Het beheersorgaan kan hierop eventuele afwijkingen toestaan mits bewezen overmacht.

Het beheersorgaan en/of het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor de gebruiksovereenkomst in te trekken in geval van overmacht en wanneer de belangen van het gemeentebestuur voorrang hebben.

2.5. Betalingsprocedure:

Bij een gebruiksovereenkomst wordt een factuur aan de organisator overgemaakt. Dit gebeurt binnen de maand, ofwel halfjaarlijks samengevoegd en binnen de maand daaropvolgend.  Voor gebruikers categorie D wordt één keer per jaar een factuur gemaakt, of worden geen facturen meer gestuurd als de maximumprijs bereikt is. De betalingen gebeuren op de rekening van ’t Gasthuis:              

IBAN      BE78 0910 1235 3886       

BIC        GKCCBEBB   

2.6. Toegang tot de ruimten:

De sleutel(s) moeten afgehaald worden aan de balie in het gemeenschapscentrum tijdens de balie-uren (zie website ’t Gasthuis https://gasthuis.wijnegem.be/). Bij het verlaten van de ruimte(n) worden de lichten gedoofd en alle ramen gesloten. Indien men als laatste het gebouw verlaat, moet men alle lichten doven en de voordeur afsluiten. Ook de nooddeuren in de Agora moeten gesloten worden. De sleutels moeten ten laatste de dag na gebruik van de ruimte, of na de afgesproken opruimingstijd, teruggebracht worden bij de onthaalbalie van het gemeenschapscentrum of in de brievenbus (in de balie of buiten) gestopt worden.

2.7. Ontruiming:

Alle materiaal zoals decors, schermen, kostuums, muziekinstrumenten, geluids- en lichtinstallaties en andere voorwerpen die niet tot de gebouwen behoren, moeten onmiddellijk na de manifestatie of een reeks activiteiten worden verwijderd, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen met ‘t Gasthuis.

2.8. Verbreking van de gebruiksovereenkomst:

Elke tekortkoming van de organisator geeft het gemeenschapscentrum 't Gasthuis het recht de gebruiksovereenkomst teniet te doen zonder enige schadevergoeding aan de organisator.

Hoofdstuk 3. Verantwoordelijkheid - Aansprakelijkheid - Veiligheid

3.1. De organisator is verantwoordelijk voor:

• de inhoud en organisatie van de activiteit en de deelnemers,
• de burgerlijke aansprakelijkheid en voor de contractuele aansprakelijkheid met name de schade aan roerende en onroerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting.

3.2. De organisator moet voldoen aan:

Alle gangbare voorschriften en verplichtingen m.b.t. het organiseren van evenementen, zoals het geldende politiereglement inzake sluitingsuur, geluidsoverlast, gebouwen toegankelijk voor publiek enz.

3.3. Kosten: 

Alle kosten zoals belasting op de vermakelijkheden en de auteursrechten, zijn ten laste van de organisator.

3.4. De gebruiker-organisator ziet er op toe dat:

• er niet meer mensen in de ruimte aanwezig zijn dan in de gebruiksovereenkomst vermeld is,
• de vrije toegang tot de lokalen/zalen altijd behouden blijft. De nooduitgangen moeten steeds vrij zijn,
• de lokalen/zalen voldoende verlicht zijn. Alleen elektriciteit is toegelaten als algemene kunstmatige lichtbron,
• de toegang tot de technische lokalen, het podium en de kleedruimtes verboden is aan ieder die er niet om dienstredenen moet aanwezig zijn.

3.5. Het gemeenschapscentrum is niet aansprakelijk voor:

• het uitvallen of onderbreken van de elektrische stroom en verwarming waardoor de manifestatie zou worden gehinderd,
• diefstal van of schade aan apparaten, goederen en uitrusting van de organisator. 

3.6. Aansprakelijkheid organisator:

De organisator is aansprakelijk voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke eisen naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing en/of wetsovertredingen.

3.7. Schade:

De organisator moet vóór de activiteit vastgestelde schade mondeling of schriftelijk melden aan het personeel van het gemeenschapscentrum. Veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan worden gemeld aan het personeel van het gemeenschapscentrum. In gezamenlijk overleg wordt de schaderaming en de schaderegeling vastgesteld.

Hoofdstuk 4. Verplichtingen - Afspraken

4.1. Algemene richtlijnen

4.1.1 Gebruik infrastructuur

• De organisator moet ’t Gasthuis steeds toegang verlenen tot de gebouwen om het naleven van de gestelde voorwaarden te controleren.
• De aard van de activiteit moet beantwoorden aan de accommodatie van de ruimte.
• Indien de activiteit voor radio of televisie geheel of gedeeltelijk wordt opgenomen, moet dit vooraf aan ’t Gasthuis gemeld worden.
• De gebruiker krijgt de lokalen schoongemaakt en in behoorlijke staat ter beschikking.  Na de activiteit brengt hij de ruimte terug in de oorspronkelijke staat. Vegen indien nodig, dweilen hoeft niet.
• Elke hinder voor andere gebruikers in de gebouwen wordt vermeden (geluidshinder, ...).
• Elk oneigenlijk gebruik van meubels en materialen wordt vermeden.
• Er worden geen dieren binnen gebracht, tenzij met toelating van ’t Gasthuis.
• Bals en fuiven worden niet toegelaten.
• Voertuigen moeten steeds op de parkeerplaatsen gezet worden. Gedurende het in- en uitladen kan een voertuig tijdelijk voor de inkom of achteraan bij het podium geparkeerd worden.
• Gebruik van een rookmachine moet vooraf gemeld worden aan ’t Gasthuis.
• Zwaardere stroomaansluitingen moeten vooraf aangevraagd worden.  De instructies van de bevoegde technici moeten stipt gevolgd worden.
• Stoelen en tafels moeten terug op hun plaats gezet worden.

4.1.2 Eten / drinken / roken

• Voor het gebruik van drank in het gemeenschapscentrum geldt een overeenkomst met één brouwer. Dit betekent dat er in geen enkel geval drank - van elders afkomstig - mag gebruikt worden. De bestelling van drank gebeurt uitsluitend door ’t Gasthuis.      
• Eigen dranken zijn niet toegelaten. Bij overtreding volgt een geldboete, bepaald door het College van Burgemeester en Schepen.
• Gebruikte glazen, kopjes en schoteltjes worden afgewassen en op hun plaats teruggezet. Lege flesjes worden in de daarvoor bestemde bakken geplaatst.
• De organisator ziet er op toe dat:
• er geen eigen dranken worden gebruikt - bij misbruik geldt een boete,
• het rookverbod overal wordt nageleefd,
• geen sterke drank verbruikt wordt, tenzij mits schriftelijke toelating door het college van burgemeester en schepenen,
• er geen eten bereid wordt in de gebouwen. Eten bereiden is wel mogelijk in een tent vlak naast de gebouwen. Hierover kunnen afspraken gemaakt worden met ’t Gasthuis. 

4.1.3. Afval

Afval moet worden gesorteerd. Volle grijze zakken worden door de gebruiker in de container achteraan 't Gasthuis gedeponeerd. Glasafval wordt door de organisator zelf naar de glascontainer gebracht.

Bij buitengewone activiteiten met veel of bijzonder afval zorgt de organisator zelf voor het afvoeren ervan, volgens de regels van de gemeente Wijnegem.  Deze kunnen worden meegedeeld door ’t Gasthuis.

4.1.4. Noodgevallen

Indien er iemand in grote nood verkeert, kan je steeds bellen via de noodtelefoon naar de hulpdiensten.

Deze noodtelefoon hangt links achter de balie aan het raam.

Indien er een structureel probleem is met het gebouw (vb. wateroverlast, elektriciteitspanne ) kan je via de noodtelefoon een medewerker van het Gasthuis bereiken. Opgelet, dit geldt niet voor problemen met geluid en techniek! Zie punt 4.2.2 

Brand:

Indien er brand uitbreekt, bel je onmiddellijk de brandweer op.

• Wanneer het brandalarm afgaat, wordt er automatisch getelefoneerd naar een medewerker van het lokaal bestuur. Er komt steeds iemand langs.

Inbraak:

• Wanneer het inbraakalarm afgaat, wordt er automatisch getelefoneerd naar een medewerker van het lokaal bestuur. Er komt steeds iemand langs.

4.2 Richtlijnen per locatie

4.2.1 Bepalingen van toepassing op de Agora en de Foyer

De Foyer en de Agora moeten steeds toegankelijk zijn voor het publiek, tenzij eventueel speciaal afgebakende zones bij activiteiten en in afspraak met ‘t Gasthuis.

Verenigingen of gebruikers die de foyer uitbaten in het kader van hun activiteit voorzien iedereen die hier om vraagt van een drankje aan de op dat moment geafficheerde prijs.

4.2.2 Bepalingen van toepassing op de theaterzaal

Het gebruik van de theaterzaal is zelfbediening. De zaal is uitgerust met professionele geluid- en lichtapparatuur. De huurder bedient zelf deze apparatuur tijdens de activiteit. Vooraleer de reservatie van de theaterzaal wordt goedgekeurd, word je gecontacteerd door de technieker van ’t Gasthuis. Er wordt dan een afspraak gemaakt om de zaal te bezichtigen wat betreft het gebruik van de infrastructuur.

Een afspraak met technieker is niet nodig voor repetities waar geen licht en geluid nodig is. 

Opgelet: Er is geen technieker stand-by tijdens uw activiteit.

Indien de gebruiker tijdens zijn activiteit wel een technieker nodig heeft voor het verzorgen van licht of geluid, dan kan dit mits betaling en indien de planning van de medewerkers het toelaat. Hiervoor wordt er samengewerkt met vrijwilligers en professionele firma’s, afhankelijk van de activiteit en de noden. 

Voor podiumactiviteiten kunnen ruimten maximum 3 manifestaties per kalenderjaar per organisator ter beschikking gesteld worden. Eén manifestatie kan bestaan uit een activiteit die verschillende malen herhaald wordt onder dezelfde naam. Deze manifestaties kunnen een periode beslaan van maximum 4 weken, repetities, opbouw en afbraak niet inbegrepen. Een afwijking hierop kan worden toegestaan door ‘t Gasthuis;

Op vraag van ‘t Gasthuis moeten 2 zitplaatsen gratis ter beschikking blijven van het gemeenschapscentrum. 

Opbouw en afbraak wordt steeds gepland in samenspraak met ‘t Gasthuis. Afbraak moet onmiddellijk na de laatste voorstelling gebeuren.

 4.2.3. Bepalingen van toepassing op het Lazaret

• Het Lazaret kan 2 x per weekend en enkel op zaterdagen, zon- en feestdagen gehuurd worden door particulieren, inwoner van Wijnegem, tussen 08u en 23u.
• De gebruiker zorgt er voor dat zijn activiteit geen hinder veroorzaakt bij de buren van het Lazaret. Vooral geluidshinder moet vermeden worden. In die zin is het niet mogelijk om trouw- en dansfeesten te organiseren of versterkte muziek te gebruiken die tot buiten hoorbaar is. 

Het is, na schriftelijke goedkeuring door ’t Gasthuis, toegestaan om buiten:

• een springkasteel/foodtruck te plaatsen,
• te BBQ’en.

4.2.4. Bepalingen van toepassing op de Kapel

• Verhuring voor tentoonstellingen gebeurt steeds van donderdag tot de woensdag van de week daarna. Enkel de weekenddagen worden aangerekend.

Bij een tentoonstelling staat de inrichter in voor de bewaring en de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen. We raden aan om de werken te verzekeren door het afsluiten van een verzekeringspolis ‘van nagel tot nagel’. Dit wil zeggen dat alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging tijdens de duur van de tentoonstelling en tijdens alle vervoer gedekt zijn. Het is raadzaam om een duplicaat attest van deze polis op de tentoonstelling aanwezig te hebben. Deze verzekering kan de huurder via ’t Gasthuis bij Ethias afsluiten aan interessante voorwaarden. Als de huurder er voor kiest om geen verzekering af te sluiten, is hij zelf volledig verantwoordelijk voor eventuele schade.

Het niet naleven van voormelde afspraken heeft de verplichte stopzetting van de activiteit door het gemeenschapscentrum ‘t Gasthuis tot gevolg.

Het college van burgemeester en schepenen is ten allen tijde bevoegd om een sanctie uit te spreken, gaande van een schriftelijke aanmaning, tijdelijke uitsluiting tot een permanente uitsluiting van het gebruik van het gemeenschapscentrum.