Het is billijk om een differentieel tarief toe te passen naargelang men inwoner van de gemeente is of niet. De reden hiervoor is dat een inwoner reeds via de aanvullende personenbelasting en de opcentiemen op de onroerende voorheffing bijdraagt tot de instandhouding van de gemeentelijke infrastructuur.
Het is billijk een differentieel tarief toe te passen naargelang men een erkende of een niet-erkende Wijnegemse vereniging is. De reden hiervoor is dat een erkenning rechten en plichten met zich mee brengt in verband met de sportieve en culturele uitstraling van de gemeente.
Het tweemaal per weekend verhuren van het Lazaret en het parochiecentrum en de daaraan verbonden kosten werden opgenomen in het reglement.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, na wijzigingen.
De beslissing van de gemeenteraad tot deelname aan EVA-vzw ’t Gasthuis op 21 oktober 2013.
De samenwerkingsovereenkomst tussen EVA-vzw ’t Gasthuis en gemeentebestuur Wijnegem, goedgekeurd op de gemeenteraad van 17 maart 2014.
Het gemeenteraadsbesluit aangaande het Retritbutiereglement - Tarieven 't Gasthuis en parochiecentrum van 27 juni 2017.
De samenwerkingsovereenkomst tussen EVA-vzw 't Gasthuis en lokaal bestuur Wijnegem - Evaluatie en verlenging, goedgekeurd op de gemeenteraad van 16 december 2019.
De beslissing van de gemeenteraad inzake het gebruikersreglement gemeenschapscentrum ’t Gasthuis van 14 december 2020.
Er is veel vraag naar zaaltjes om privéfeestjes te organiseren. Het lokaal bestuur wil aan deze vraag tegemoetkomen door het Lazaret hiervoor twee keer in plaats van één keer per weekend ter beschikking te stellen. Een nieuw gebruikers- en retributiereglement dat aan deze vraag tegemoet komt, dringt zich op.
De gemeenteraad keurt het gebruikersreglement gemeenschapscentrum ‘t Gasthuis goed als volgt. Dit reglement gaat in op 1 december 2021 en vervangt alle voorgaande reglementen over deze materie.
Reglement:
Hoofdstuk I. Algemene Bepalingen
Het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum te Wijnegem bepaalt de voorwaarden voor het gebruik van de lokalen en zalen.
Het gemeenschapscentrum omvat volgende publiek toegankelijke gebouwen en terreinen aan de Turnhoutsebaan 199 te Wijnegem:
ZAAL | CAPACITEIT |
Benedenverdieping | |
Agora (inkomhal + leeshoek) | Max. 150 personen |
Kapel (tentoonstellingsruimte) | 100 m² |
Theaterzaal Regiekamer theater = zelfbediening! Vooraf afstemmen met technieker. Zie ook punt 4.2.2 | Max. 99 personen |
Foyer (+ terras) | 15 tafels, 60 stoelen |
C-zaal met dienkeuken | 105 m² Uitvouwbare tribune met 62 zitplaatsen. Mogelijkheid tot max. 99 personen met extra stoelen. |
Vestiaire (naast inkom) |
|
Toiletten |
|
1ste verdieping | |
Wilg | 53 m² Max. 30 personen |
Beuk | 27 m² Max. 12 personen |
Eik | 28 m² Max. 20 personen |
Linde | 18 m² Max. 12 personen |
Iep | 12 m² Max. 8 personen |
Leslokaal met pc’s (enkel op afspraak) |
|
Kastanje = keuken |
|
BUITEN | |
Boerderij | |
Schuur | 54 m² nuttige oppervlakte Max. 50 personen |
Stal | 48 m² Max. 30 personen |
Lazaret Extra info zie 4.2.3 | 92 m² Max. 100 personen |
Buitenpodium |
|
4 petanquebanen |
|
We onderscheiden 5 soorten gebruikers:
Categorie A: erkende Wijnegemse verenigingen,
Categorie B: niet-erkende verenigingen, commerciële organisaties en privépersonen van Wijnegem,
Categorie C: commerciële organisaties, verenigingen en privépersonen van buiten Wijnegem,
Categorie D: maximumprijs per seizoen voor erkende Wijnegemse verenigingen,
Categorie E:
De gebruiksprijzen worden vastgelegd in een apart ‘Retributiereglement tarieven gemeenschapscentrum en parochiecentrum’.
Hoofdstuk 2. Procedure aanvraag zalen/lokalen
Alle aanvragen dienen te gebeuren via het online reservatiesysteem https://reservaties.wijnegem.be/. Hiervoor kan je als privépersoon en/of vereniging een login aanmaken. Aan de balie van ’t Gasthuis blijft het steeds mogelijk om een aanvraag te doen. Per aanvraag hebben we volgende gegevens nodig: naam van de aanvrager, gewenste datum, gewenste ruimte, verwachte aantal deelnemers, omschrijving van de activiteit.
Speciale aanvraag (met duidelijke omschrijving van gebruik en/of activiteit) en toelating is vereist voor het gebruik van eigen apparatuur.
De optietermijn is 10 dagen.
Reserveren van een zaal via het reservatiesysteem kan tot 5 werkdagen op voorhand.
Indien je last minute een zaal wil reserveren die nog vrij staat, worden de mogelijkheden samen bekeken.
Er kan dan geen garantie worden geven op de normale dienstverlening wat betreft drankbestelling, licht en geluid en/of de reservatie kan geweigerd worden.
Wanneer het lokaal en/of materiaal wordt toegewezen, wordt een bevestiging overgemaakt en krijgt de aanvraag de status van gebruiksovereenkomst. De aanvrager wordt verder de organisator genoemd.
De organisator erkent kennis genomen te hebben van het gebruiksreglement en verbindt er zich toe dit strikt na te leven en te laten naleven.
Annulatie dient tijdig te gebeuren via het online reservatiesysteem https://reservaties.wijnegem.be/, schriftelijk of per e-mail te worden doorgegeven:
- voor vergaderingen 2 dagen vooraf,
- voor voorstellingen en tentoonstellingen 4 maanden vooraf.
Bij niet naleven van de termijn moet door alle soorten gebruikers het basistarief volledig betaald worden. Het beheersorgaan kan hierop eventuele afwijkingen toestaan mits bewezen overmacht.
Het beheersorgaan en/of het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor de gebruiksovereenkomst in te trekken in geval van overmacht en wanneer de belangen van het gemeentebestuur voorrang hebben.
Bij een gebruiksovereenkomst wordt een factuur aan de organisator overgemaakt. Dit gebeurt binnen de maand, ofwel halfjaarlijks samengevoegd en binnen de maand daaropvolgend. Voor gebruikers categorie D wordt één keer per jaar een factuur gemaakt, of worden geen facturen meer gestuurd als de maximumprijs bereikt is. De betalingen gebeuren op de rekening van ’t Gasthuis:
IBAN BE78 0910 1235 3886
BIC GKCCBEBB
De sleutel(s) moeten afgehaald worden aan de balie in het gemeenschapscentrum tijdens de balie-uren (zie website ’t Gasthuis https://gasthuis.wijnegem.be/). Bij het verlaten van de ruimte(n) worden de lichten gedoofd en alle ramen gesloten. Indien men als laatste het gebouw verlaat, moet men alle lichten doven en de voordeur afsluiten. Ook de nooddeuren in de Agora moeten gesloten worden. De sleutels moeten ten laatste de dag na gebruik van de ruimte, of na de afgesproken opruimingstijd, teruggebracht worden bij de onthaalbalie van het gemeenschapscentrum of in de brievenbus (in de balie of buiten) gestopt worden.
Alle materiaal zoals decors, schermen, kostuums, muziekinstrumenten, geluids- en lichtinstallaties en andere voorwerpen die niet tot de gebouwen behoren, moeten onmiddellijk na de manifestatie of een reeks activiteiten worden verwijderd, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen met ‘t Gasthuis.
Elke tekortkoming van de organisator geeft het gemeenschapscentrum 't Gasthuis het recht de gebruiksovereenkomst teniet te doen zonder enige schadevergoeding aan de organisator.
Hoofdstuk 3. Verantwoordelijkheid - Aansprakelijkheid - Veiligheid
Alle gangbare voorschriften en verplichtingen m.b.t. het organiseren van evenementen, zoals het geldende politiereglement inzake sluitingsuur, geluidsoverlast, gebouwen toegankelijk voor publiek enz.
Alle kosten zoals belasting op de vermakelijkheden en de auteursrechten, zijn ten laste van de organisator.
De organisator is aansprakelijk voor alle eisen, boeten of strafrechtelijke eisen naar aanleiding van authenticiteit, misbruik van naam, vervalsing en/of wetsovertredingen.
De organisator moet vóór de activiteit vastgestelde schade mondeling of schriftelijk melden aan het personeel van het gemeenschapscentrum. Veroorzaakte schade moet onmiddellijk en spontaan worden gemeld aan het personeel van het gemeenschapscentrum. In gezamenlijk overleg wordt de schaderaming en de schaderegeling vastgesteld.
Hoofdstuk 4. Verplichtingen - Afspraken
Afval moet worden gesorteerd. Volle grijze zakken worden door de gebruiker in de container achteraan 't Gasthuis gedeponeerd. Glasafval wordt door de organisator zelf naar de glascontainer gebracht.
Bij buitengewone activiteiten met veel of bijzonder afval zorgt de organisator zelf voor het afvoeren ervan, volgens de regels van de gemeente Wijnegem. Deze kunnen worden meegedeeld door ’t Gasthuis.
Indien er iemand in grote nood verkeert, kan je steeds bellen via de noodtelefoon naar de hulpdiensten.
Deze noodtelefoon hangt links achter de balie aan het raam.
Indien er een structureel probleem is met het gebouw (vb. wateroverlast, elektriciteitspanne ) kan je via de noodtelefoon een medewerker van het Gasthuis bereiken. Opgelet, dit geldt niet voor problemen met geluid en techniek! Zie punt 4.2.2
Brand:
Indien er brand uitbreekt, bel je onmiddellijk de brandweer op.
Inbraak:
De Foyer en de Agora moeten steeds toegankelijk zijn voor het publiek, tenzij eventueel speciaal afgebakende zones bij activiteiten en in afspraak met ‘t Gasthuis.
Verenigingen of gebruikers die de foyer uitbaten in het kader van hun activiteit voorzien iedereen die hier om vraagt van een drankje aan de op dat moment geafficheerde prijs.
Het gebruik van de theaterzaal is zelfbediening. De zaal is uitgerust met professionele geluid- en lichtapparatuur. De huurder bedient zelf deze apparatuur tijdens de activiteit. Vooraleer de reservatie van de theaterzaal wordt goedgekeurd, word je gecontacteerd door de technieker van ’t Gasthuis. Er wordt dan een afspraak gemaakt om de zaal te bezichtigen wat betreft het gebruik van de infrastructuur.
Een afspraak met technieker is niet nodig voor repetities waar geen licht en geluid nodig is.
Opgelet: Er is geen technieker stand-by tijdens uw activiteit.
Indien de gebruiker tijdens zijn activiteit wel een technieker nodig heeft voor het verzorgen van licht of geluid, dan kan dit mits betaling en indien de planning van de medewerkers het toelaat. Hiervoor wordt er samengewerkt met vrijwilligers en professionele firma’s, afhankelijk van de activiteit en de noden.
Voor podiumactiviteiten kunnen ruimten maximum 3 manifestaties per kalenderjaar per organisator ter beschikking gesteld worden. Eén manifestatie kan bestaan uit een activiteit die verschillende malen herhaald wordt onder dezelfde naam. Deze manifestaties kunnen een periode beslaan van maximum 4 weken, repetities, opbouw en afbraak niet inbegrepen. Een afwijking hierop kan worden toegestaan door ‘t Gasthuis;
Op vraag van ‘t Gasthuis moeten 2 zitplaatsen gratis ter beschikking blijven van het gemeenschapscentrum.
Opbouw en afbraak wordt steeds gepland in samenspraak met ‘t Gasthuis. Afbraak moet onmiddellijk na de laatste voorstelling gebeuren.
Het is, na schriftelijke goedkeuring door ’t Gasthuis, toegestaan om buiten:
Bij een tentoonstelling staat de inrichter in voor de bewaring en de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen. We raden aan om de werken te verzekeren door het afsluiten van een verzekeringspolis ‘van nagel tot nagel’. Dit wil zeggen dat alle risico’s van brand, diefstal en beschadiging tijdens de duur van de tentoonstelling en tijdens alle vervoer gedekt zijn. Het is raadzaam om een duplicaat attest van deze polis op de tentoonstelling aanwezig te hebben. Deze verzekering kan de huurder via ’t Gasthuis bij Ethias afsluiten aan interessante voorwaarden. Als de huurder er voor kiest om geen verzekering af te sluiten, is hij zelf volledig verantwoordelijk voor eventuele schade.
Het niet naleven van voormelde afspraken heeft de verplichte stopzetting van de activiteit door het gemeenschapscentrum ‘t Gasthuis tot gevolg.
Het college van burgemeester en schepenen is ten allen tijde bevoegd om een sanctie uit te spreken, gaande van een schriftelijke aanmaning, tijdelijke uitsluiting tot een permanente uitsluiting van het gebruik van het gemeenschapscentrum.